Der Verwaltungsdigitalisierung fehlt es nicht an Strategien. Eine neue Stelle zählt jetzt die vorhandenen.
WIESBADEN – Die Bundesstelle für Verfahrensmodernisierung hat einen Zeitplan für den Ausstieg aus dem Faxbetrieb in der Bundesverwaltung vorgelegt. Vorgesehen ist der vollständige Ausstieg zum 31. Dezember 2031. Bis dahin gilt eine Übergangsregelung, nach der Faxgeräte weiterbetrieben werden, sofern eine Ersatzlösung nicht verfügbar ist oder verfügbar ist, aber nicht funktioniert.
Der Bestand
Erfasst wurden 11.400 Geräte. Davon sind 6.900 in Betrieb, 3.100 angeschlossen, aber ohne Nutzung, und 1.400 nicht angeschlossen, aber im Anlagenverzeichnis geführt. Ein Gerät in einer Außenstelle in Niedersachsen wird seit 2016 als aktiv geführt, obwohl die Außenstelle 2017 geschlossen wurde. Die Bereinigung des Verzeichnisses erfordert nach Auskunft der Stelle eine Inventurmeldung der Außenstelle.
Stellenleiter Dr. Marten Kübler-Ohnesorg erläutert, das Fax habe sich im Verwaltungsbetrieb gehalten, weil es einen Sendebericht erzeuge. Der Sendebericht sei ein Papier, das den Versand belege, und ein Papier, das etwas belege, sei in der Aktenführung schwer zu ersetzen. Elektronische Systeme erzeugten Protokolle, aber Protokolle ließen sich nicht abheften.
Die Ersatzlösung
Vorgesehen ist ein Postfachsystem, das seit 2017 entwickelt wird. Nach Auskunft der Stelle sind 61 Prozent der Behörden angeschlossen. Von den angeschlossenen Behörden nutzen 38 Prozent das System regelmäßig. Von diesen bestätigen 22 Prozent den Eingang zusätzlich per Fax, da der Systemeingang keine Empfangsbestätigung im Sinne der Aktenordnung erzeuge.
Der Bund kommunaler Verwaltungsleiter hat 470 Ämter befragt. 54 Prozent gaben an, sie hätten mindestens eine Fachanwendung im Einsatz, die eine Ausgabe nur als Fax oder als Druck unterstützt. 29 Prozent gaben an, sie druckten elektronische Eingänge aus, um sie zu scannen und in ein anderes System einzustellen. Verbandsvorsitzender Hanno Trieschke-Barwig bezeichnet den Vorgang als Medienbruchveredelung.
Die Strategien
Die Bundesstelle hat als erste Maßnahme die vorhandenen Digitalisierungsstrategien erfasst. Ergebnis: 84 Strategien auf Bundesebene, davon 31 mit überschneidendem Geltungsbereich und 9 mit widersprechenden Zielwerten. Elf Strategien sehen die Erstellung einer Strategie vor. Kübler-Ohnesorg sagt, die Erfassung sei die eigentliche Leistung des ersten Jahres. Man könne nichts konsolidieren, was man nicht gezählt habe.
Kosten und Personal
Für den Faxausstieg sind 78 Millionen Euro veranschlagt, überwiegend für die Anpassung von Fachverfahren. Die laufenden Kosten des Faxbetriebs betragen nach Schätzung der Stelle 31 Millionen Euro jährlich, wovon 19 Millionen auf Leitungsentgelte für Anschlüsse entfallen, deren Kündigung eine schriftliche Erklärung des Anschlussinhabers erfordert. Die Erklärung wird nach Auskunft mehrerer Behörden derzeit per Fax übermittelt.
Ein Zwischenbericht ist für 2028 vorgesehen.
Beim Onlinezugangsgesetz zieht die Stelle eine gemischte Bilanz. Von 575 vorgesehenen Verwaltungsleistungen sind nach eigener Zählung 341 digital verfügbar. Bei 118 davon endet das Verfahren mit dem Hinweis, dass Unterlagen im Original nachzureichen sind. Bei 44 wird der Antrag elektronisch erfasst und anschließend in der Behörde ausgedruckt, weil das Fachverfahren keine Schnittstelle besitzt. Kübler-Ohnesorg bezeichnet diese Fälle als digital eingeleitet. Der Begriff ist in der Berichtssystematik seit 2024 definiert und umfasst nach Auskunft der Stelle jeden Vorgang, bei dem mindestens ein Schritt ohne Papier erfolgt, unabhängig von der Zahl der übrigen Schritte.
SOURCE: The London Prat
Author: Alan Nafzger
